Jäsenille: kutsu vuosikokoukseen 16.8.2020

Hoffrénien Sukuyhdistys ry:n 40. sääntömääräinen vuosikokous pidetään 16.8.2020. Koronatilanteen vuoksi kokous pidetään suurimmaksi osaksi etäkokouksena. Näin mahdollisimman moni jäsen saa äänensä kuuluviin.

Jäsenillä on mahdollisuus osallistua vuosikokoukseen etukäteen niin, että vastaukset ovat puheenjohtajalla 16.8.2020 mennessä ennen varsinaisen kokouksen alkamista. Kokoukseen ei voi osallistua reaaliajassa skypellä tms.

Kokous pidetään 16.8.2020 Ravintola Samruaissa, Kauppakatu 63, 70110 Kuopio, klo 13.00 alkaen, jos tautitilanteen vuoksi ei ole asetettu uusia rajoitteita. Kokouksen järjestämisessä tullaan noudattamaan sen hetkisiä turvamääräyksiä mm. turvaetäisyyksien suhteen. Näin ollen kokoustilaan mahtuvien määrää saatetaan joutua rajaamaan tai jopa muuttamaan kokouspaikkaa.

Kaikilla jäsenmaksunsa maksaneilla jäsenillä on oikeus osallistua vuosikokoukseen.

Ohessa on kokouksen esityslista, jossa kussakin kohdassa on hallituksen esitys. Kokoukseen voi osallistua vastaamalla määräajassa etukäteen kirjeitse tai sähköpostilla. Vastaan mielelläni niin vastaustapaan kuin esityksiin liittyviin kysymyksiin.

Vastauksessa tulee ilmetä, mitkä kohdat hyväksyy ja/tai mitä kohtia ei hyväksy. Esim. hyväksyn kohdat 1-14 tai hyväksyn kohdat 11-, muihin en ota kantaa.

Jäsenille on (sähkö)postitettu myös tarvittavat liitteet. Niihin tutustumalla saa paremman käsityksen esityksistä.

Vuosikokouksen yhteydessä ei ole kirja tai tuotemyyntiä lainkaan. Samaan aikaan on kuitenkin kirjoissa hyvät alennukset verkkokaupassamme. Alennusmyynti päättyy 31.8.2020. 

Vastaukset lähetetään joko osoitteeseen

hoffren.seura@suvut.net tai
eve.vaittinen@gmail.com tai
Eve Vaittinen, Kunnalliskodintie 6 K 230, 00600 Helsinki

 

40. SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN VUOSIKOKOUS 2020 Esityslista 

Aika 16.8.2020 klo 13.00 Paikka Ravintola Samruai, Kauppakatu 63, 70110 Kuopio 

  1. Kokouksen avaus
  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja 

Kokouksen puheenjohtajana toimii yhdistyksen puheenjohtaja Eeva-Liisa Vaittista. 

  1. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 

Sääntöjen mukaan yhdistyksen varsinainen kokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämällä paikkakunnalla ja aikana kalenterivuosittain huhti-elokuun aikana. Kokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen jäsenille vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin kutsulla joka julkaistaan yhdistyksen painetussa tai sähköisessä jäsenlehdessä taikka saatetaan tiedoksi kirjeitse. Etäkokousta koskevat samat säännöt kuin perinteistä kokousta. 

Kutsu on ollut kesäkuussa Hoff-Net lehdessä 2/2020. Jäsenille on lähetetty myös ohjeet etäkokoukseen osallistumisesta ja kaikki tarvittavat liitteet. 

Esitetään, että kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 

  1. Valitaan kokouksen sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa 

Kokouksen sihteeriksi kutsutaan yhdistyksen sihteeri Jaana Honghinia Esitetään, että pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat voisivat olla samat henkilöt. Pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat valitaan kokouksessa läsnäolevista. 

  1. Esitetään toimintakertomus 2019 LIITE 1, tilinpäätös 2019 LIITE 2, sekä toiminnantarkastajan lausunto 2019 LIITE 3 
  1. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille vuodelta 2019.

    Esitetään, että tilinpäätös vahvistetaan sekä myönnetään vastuuvapaus hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 
  1. Päätetään liittymis- ja jäsenmaksujen suuruus vuonna 2021 

Esitetään, että jäsenmaksu pidetään ennallaan. 

  1. Valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja tarkistamaan vuotta 2020

    Toiminnan tarkastajaksi ehdotetaan Eila Roihaa Turusta ja varatoiminnantarkastajaksi Petteri Koposta Lopelta. 

  2. Määrätään hallituksen jäsenten lukumäärä vuonna 2021 

Sääntöjen mukaan yhdistystä edustaa hallitus, jota näissä säännöissä nimitetään sukuneuvostoksi. Sukuneuvoston muodostavat puheenjohtaja sekä vähintään 6 ja enintään 8 varsinaista jäsentä sekä 2 – 4 varajäsentä. Puheenjohtaja, sukuneuvoston varsinaiset jäsenet sekä varajäsenet valitaan sukukokouksessa kahdeksi vuodeksi kerrallaan siten, että puolet hallituksen varsinaisista jäsenistä eroaa vuosittain. 

Esitetään hallituksen jäsenten lukumääräksi puheenjohtajan lisäksi seitsemän varsinaista ja kaksi varajäsentä. 

  1. Valitaan hallituksen puheenjohtaja kaksivuotiselle kaudelle 2020 – 2021 

Eeva-Liisa Vaittinen jatkaa hallituksen puheenjohtajana toista toimintavuotta. 

  1. Valitaan hallituksen varsinaiset jäsenet erovuoroisten tilalle kaksivuotiselle kaudelle 2021 – 2022
    Sukuneuvostossa varsinaisina jäseninä jatkavat toista toimikauttaan Jaana Honghin, Päivi Hopia, Minna Hourula, ja Marja Muuriaisniemi. Varsinaisista jäsenistä erovuorossa ovat Väinö Hoffrén, Auni Nevasalmi, Antti Soini ja Pekka Ursinus. Antti Soini ja Pekka Ursinus eivät ole käytettävissä varsinaisiksi jäseniksi. 

Esitetään, että hallituksen varsinaisiksi jäseniksi valitaankaudelle 2020 – 2021 Mirja Hoffrén Maaningalta, Väinö Hoffrén Vartialasta, Auni Nevasalmi Kuopiosta. 

  1. Valitaan hallituksen varajäsenet kaksivuotiselle kaudelle 2021 – 2022 

Kaisu Nevasalmi ja Tarja Nevasalmi ovat kumpikin erovuorossa. He eivät ole käytettävissä. 

Esitetään,että hallituksen varajäseneksi valitaan kaudelle 2020 – 2021 Jukka Hoffrén Kuopiosta ja Antti Soini Jyväskylästä. 

  1. Päätetään toimintasuunnitelma vuodelle 2021 LIITE 4 

Esitetään, että toimintasuunitelma vuodelle 2021 hyväksytään. 

  1. Päätetään talousarvion vahvistamisesta vuodeksi 2021 LIITE 5 

Esitetään, että talousarvio vuodelle 2021 hyväksytään. 

  1. Päätetään menettelystä, jolla kutsut kokouksiin voidaan tiedottaa 

Sääntöjen mukaan vuosikokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen jäsenille vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka julkaistaan yhdistyksen painetussa tai sähköisessä jäsenlehdessä taikka saatetaan tiedoksi kirjeitse. 

  1. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat 

Ei muita asioita 

  1. Ilmoitusasiat 

Ei ilmoitusasioita 

  1. Kokouksen päättäminen 

Vuosikokous järjestetään 16.8. etänä – sukujuhla peruttu

Koronaviruspandemian aiheuttama erikoistilanne vaikuttaa myös Hoffrénien tämän vuoden suunnitelmiin. Elokuulle kaavailtu sukujuhla ja uuden Toivala-kirjan julkistamistilaisuus perutaan. Yhdistyksen vuosikokous kuitenkin järjestetään. Uusi Toivala-kirja ilmestyy Hoffrénien kauppaan, jossa on kesän ajan erikoistarjouksia.

 

Vuosikokous pidetään aiemmasta suunnitelmasta poiketen sunnuntaina 16.8.2020 klo 13.00 alkaen. Kokoukseen osallistuminen tapahtuu pääasiassa etänä, mutta muutamat voivat osallistua tilaisuuteen paikan päällä Kuopiossa Ravintola Samruaissa, osoitteessa Kauppakatu 63. Paikan päälle osallistujia ohjeistetaan noudattamaan sen hetkisiä turvarajoituksia koronavirustilanteeseen liittyen ja tulemaan paikalle vain terveenä. 

 

Kaikille niille jäsenille, joiden osoite on jäsenrekisterissä, lähetetään sähköpostitse kutsu, esityslista ja asiaankuuluvat liitteet. Muille materiaali postitetaan paperisena. Postitus tapahtuu erillisenä postituksena, ei yhtä aikaa Hoff-Net -jäsenlehden kanssa. Mukaan liitetään selkeät ohjeet etäosallistumisesta. 

 

Tarkkaile tiedotustamme kotisivuillamme, Facebookissa ja sähköpostissa. Lisätietoja saat tarvittaessa puheenjohtajalta.