SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Hoffrénien Sukuyhdistys ry:ssä. (Laadittu Suomen Sukututkimusseuran laatiman alustavan mallin mukaan.).
Päiväys 16.6.2018 (hyväksytty sukuyhdistyksen hallituksen kokouksessa)
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisteristä vastaava Kirsi Veijalainen kirsi@tilikimara.fi
käyttäjänä myös pj Eeva-Liisa Vaittinen hoffren.seura@suvut.net
Sukututkimusrekisterista vastaava Antti Soini hoffren.suku@suvut.net
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Jäsenrekisteri: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisteriinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).
Sukututkimusrekisteri:
-
Sukuyhdistyksen sääntömääräiseen toimintaan kuuluja suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin. Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3)
-
Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminen. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.
Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuyhdistyksen jäsenyyden edellytys.
Rekisteröidyt ryhmät
Jäsenrekisteri: Hoffrénien Sukuyhdistys ry:n jäsenet.
Sukututkimusrekisteri: Hoffrén-sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet.
Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi, kotipaikka, yhteystiedot, ulkomaalaisten osalta kansalaisuus. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.
Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi, syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Jäsenrekisteri: Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuyhdistyksen viestintätarkoituksessa.
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukukirjojen käsikirjoituksen pohja-aineistoksi sekä sukukirjaan liitettäviin sukutauluihin.
Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuyhdistyksen ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuyhdistyksen jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuyhdistyksestä on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpitö kuuluu sukuyhdistyksen sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Käsittelyn turvatoimet
Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi rekisterinpitäjä käyttää seuraavaa luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajaa, joka huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta: Euronic Oy, jonka verkkolevyllä sijaitsevat kaikki varmistukset. Jäsenrekisterin ja sukutukimusrekisteriön käyttökopiot sijaitsevat yhdistyksen henkilötietojen käsittelijöiden tietokoneilla. He vastaavat siitä, ettei pääsy yhdistyksen henkilötietoihin sitä kautta ole ulkopuolisille mahdollista.
Rekisterinpitäjä on velvoittanut ohjelmistojan ja palvelinpalvelujen toimittajat viivytyksessä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.
Henkilötietojen jatkokäsittely
Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.
Rekisteröidyn oikeudet
-
Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
-
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
-
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely.
-
Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
-
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
-
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.